Qualifiziertes Arbeitszeugnis im Arbeitsrecht

Was ist ein Arbeitszeugnis?

Das Arbeitszeugnis ist ein schriftliches Dokument, das der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellt. Es dient dazu, gegenüber künftigen Arbeitgebern die berufliche Laufbahn, die ausgeübten Tätigkeiten und – beim qualifizierten Zeugnis, die erbrachten Leistungen sowie das Verhalten des Arbeitnehmers zu dokumentieren. Die Rechtsgrundlage findet sich in § 109 der Gewerbeordnung (GewO), der einen gesetzlichen Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses begründet.

Das Zeugnis muss schriftlich erteilt werden; eine rein elektronische Form genügt dem gesetzlichen Schriftformerfordernis nicht. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, das Zeugnis auf eigenem Briefpapier auszustellen, es eigenhändig zu unterzeichnen und es in einer äußerlich einwandfreien Form zu übergeben – Knicke, Flecken oder Korrekturen können bereits einen Berichtigungsanspruch begründen.

Neben dem Abschlusszeugnis kennt das Arbeitsrecht auch das Zwischenzeugnis, das während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Es besteht kein allgemeiner Anspruch auf ein Zwischenzeugnis; erforderlich ist ein berechtigter Anlass, etwa ein Vorgesetztenwechsel, eine Versetzung, eine längere Freistellung oder bevorstehende Verhandlungen mit dem Arbeitgeber.

Einfaches vs. qualifiziertes Zeugnis

Das einfache Arbeitszeugnis beschränkt sich auf die objektiven Eckdaten des Arbeitsverhältnisses: Art und Dauer der Beschäftigung sowie die ausgeübten Tätigkeiten. Es enthält keine Beurteilung der Leistung oder des Verhaltens. Für viele Branchen und höherwertige Positionen ist ein einfaches Zeugnis im Bewerbungsverfahren kaum ausreichend, das Fehlen einer Bewertung kann sogar als Signal gewertet werden, dass der Arbeitgeber nichts Positives sagen wollte.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis geht erheblich weiter: Es enthält neben der Tätigkeitsbeschreibung auch eine Bewertung der fachlichen Leistungen, der Arbeitsmethode, des Sozialverhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden sowie – sofern relevant – der Führungsqualitäten. Abgeschlossen wird es mit einer Dankes- und Bedauernsformel sowie guten Wünschen für die Zukunft. Das qualifizierte Zeugnis ist der Regelfall, auf den Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch haben.

Arbeitnehmer sollten ausdrücklich ein qualifiziertes Zeugnis verlangen, da der gesetzliche Anspruch nach § 109 GewO dem Wortlaut nach zunächst nur ein „Zeugnis" umfasst und manche Arbeitgeber andernfalls lediglich die einfache Variante ausstellen. Wer nichts verlangt, bekommt im Zweifelsfall das Mindeste.

Zeugnissprache und Noten

Arbeitszeugnisse werden nicht im Klartext geschrieben, sondern folgen einer stark kodifizierten Sprache, die sich über Jahrzehnte in Rechtsprechung und Praxis herausgebildet hat. Für Außenstehende klingt ein Zeugnis oft durchweg positiv – tatsächlich aber transportieren bestimmte Formulierungen eine präzise Benotung, die Personalverantwortliche auf Anhieb verstehen.

Das anerkannte Notensystem funktioniert im Wesentlichen so:

• Note 1 – sehr gut: „stets zur vollsten Zufriedenheit" – beide Steigerungsformen kombiniert signalisieren außerordentliche Leistungen.
• Note 2 – gut: „stets zur vollen Zufriedenheit" oder „zur vollsten Zufriedenheit" – eine der Steigerungen fehlt.
• Note 3 – befriedigend: „zur vollen Zufriedenheit" – die häufigste Formulierung, die viele irrtümlich für sehr gut halten.
• Note 4 – ausreichend: „zur Zufriedenheit" – ohne jede Verstärkung, faktisch ein schlechtes Zeugnis.
• Note 5 – mangelhaft: „im Großen und Ganzen zur Zufriedenheit" – eine deutliche Warnung an künftige Arbeitgeber.

Dasselbe Prinzip gilt für das Adverb „stets": Es steigert die Formulierung erheblich. Fehlt es, ist die Aussage weniger stark. Auch die Reihenfolge, in der Tätigkeitsbereiche erwähnt werden, sowie das Weglassen bestimmter Kompetenzen können Botschaften senden. Lass ein Zeugnis mit der Note 3 oder schlechter unbedingt anwaltlich prüfen, die Berichtigung kann Deine Bewerbungschancen deutlich verbessern.

Versteckte Hinweise und Geheimcodes

Arbeitgeber sind verpflichtet, ein wohlwollendes und zugleich wahrheitsgemäßes Zeugnis auszustellen. Sie dürfen keine versteckten negativen Hinweise verwenden, die dem Empfänger schaden, ohne dass dieser sie auf Anhieb erkennt. Das Bundesarbeitsgericht hat in ständiger Rechtsprechung klargestellt, dass sogenannte Geheimcodes, also Formulierungen, die nach außen neutral oder positiv klingen, aber einem eingeweihten Lesepublikum negative Informationen vermitteln – unzulässig sind.

Dennoch kursieren in der Praxis eine Reihe von Formulierungen, die als versteckte Warnsignale etabliert sind und deren Verwendung den Zeugnisaussteller angreifbar macht:

• „Er war stets bemüht": Impliziert, dass Erfolge ausblieben – klassische Formulierung für schlechte Leistungen.
• „Er erledigte die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit": Das unauffällige Weglassen von „stets" und „voll" bedeutet: Note 4.
• „Er pflegte ein gutes Verhältnis zu seinen Kollegen und war auch im geselligen Bereich engagiert": Häufig als Hinweis auf Alkoholprobleme verstanden.
• „Sie war in der Belegschaft sehr beliebt": Wenn Leistungen nicht erwähnt werden, wirkt dies wie eine Ausweichformulierung.
• Fehlende Schlussfloskel (Dank, Bedauern, gute Wünsche): Das Weglassen gilt als gravierendes Warnsignal.

Wenn Du solche Formulierungen in Deinem Zeugnis entdeckst, hast Du Anspruch auf Berichtigung. Der Arbeitgeber kann nicht nachträglich erklären, er habe gar keine negative Absicht gehabt – entscheidend ist die objektive Wirkung der Formulierung auf einen fachkündigen Leser.

Fristen und Anspruch

Der Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses entsteht grundsätzlich mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Fordert der Arbeitnehmer das Zeugnis nicht ausdrücklich an, ist der Arbeitgeber in der Regel nicht von sich aus zur Ausstellung verpflichtet, die Initiative muss vom Arbeitnehmer ausgehen. Es empfiehlt sich daher, unmittelbar nach dem Ausscheiden schriftlich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu verlangen und das Datum der Anforderung zu dokumentieren.

Die Verjährungsfrist beträgt nach allgemeinem Schuldrecht drei Jahre (§ 195 BGB), wobei die Frist zum Jahresende des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist. In der Praxis ist jedoch Vorsicht geboten: Viele Arbeitsverträge und Tarifverträge enthalten Ausschlussfristen von drei oder sechs Monaten, innerhalb derer Ansprüche geltend gemacht werden müssen – andernfalls verfallen sie ersatzlos. Solche Klauseln sind grundsätzlich zulässig und werden von den Gerichten regelmäßig angewendet.

Das Zeugnis muss auf das Datum der tatsächlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden. Eine rückdatierte Ausstellung ist nur in besonderen Fällen zulässig. Wer lange wartet, riskiert außerdem, dass der frühere Vorgesetzte nicht mehr erreichbar ist oder das Unternehmen zwischenzeitlich Änderungen erfahren hat, die die Ausstellung erschweren.

Zeugnisberichtigung

Enthält das Zeugnis inhaltliche Fehler, ungerechtfertigte schlechte Bewertungen oder unzulässige versteckte Hinweise, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Berichtigung. Dieser Anspruch ergibt sich aus § 109 GewO in Verbindung mit den allgemeinen Grundsätzen des Schuldrechts. Die Berichtigung kann außergerichtlich verlangt oder – falls der Arbeitgeber sich weigert, vor dem Arbeitsgericht eingeklagt werden.

Beim Streit um Zeugnisnoten gilt eine besondere Beweislastregel: Klagt der Arbeitnehmer auf eine bessere Note als „befriedigend" (Note 3), muss er darlegen und beweisen, dass seine Leistungen überdurchschnittlich waren. Klagt er darauf, dass das Zeugnis mindestens die Note 3 erhalten soll, kehrt sich die Beweislast um, der Arbeitgeber muss dann beweisen, warum eine schlechtere Bewertung gerechtfertigt ist. Das Bundesarbeitsgericht hat damit einen Mittelweg geschaffen, der die Beweissituation für beide Seiten handhabbar macht.

Praktisch empfiehlt es sich, bei einem unbefriedigenden Zeugnis zunächst das direkte Gespräch mit dem Arbeitgeber zu suchen und konkret zu benennen, welche Formulierungen beanstandet werden. Viele Arbeitgeber sind bereit, ein Zeugnis zu überarbeiten, wenn sie wissen, dass eine Klage drohte. Wenn keine Einigung erzielt wird, solltest Du anwaltliche Hilfe in Anspruch nehmen – denn bei Zeugnisklagen sind Fristen und Formulierungskenntnisse entscheidend.

Praktische Tipps

Fordere Dein Zeugnis möglichst frühzeitig an – idealerweise bereits vor dem letzten Arbeitstag. Stelle den Antrag schriftlich (per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Brief), damit Du einen Nachweis über den Zeitpunkt der Anforderung hast. Notiere Dir den Namen des zuständigen Ansprechpartners in der Personalabteilung.

Vergleiche das erhaltene Zeugnis sorgfältig mit Deiner tatsächlichen Stellenbeschreibung und Ihren Aufgaben. Wurden wichtige Bereiche Deiner Tätigkeit weggelassen? Stimmt die Reihenfolge der genannten Kompetenzen mit der Bedeutung in Deiner täglichen Arbeit überein? Fehlen bestimmte Leistungen oder Projekte, auf die Du besonders stolz sein kannst?

Achte besonders auf die Schlussfloskel: Ein vollständiges qualifiziertes Zeugnis enthält einen Dank für die geleistete Arbeit, das Bedauern über das Ausscheiden, gute Wünsche für die berufliche und persönliche Zukunft sowie – falls zutreffend – einen Hinweis darauf, dass die Beendigung auf Wunsch des Arbeitnehmers erfolgte. Fehlen einzelne Elemente, kann das negativ ausgelegt werden. Wenn Du Dir unsicher bist, ob Dein Zeugnis eine gute oder schlechte Note enthält, lässt Du es von einem Anwalt für Arbeitsrecht prüfen.